O que é o Departamento Pessoal?
O Departamento Pessoal (DP) é o setor de uma empresa responsável pela gestão de pessoas. São atribuições do DP gerenciar as admissões e demissões, folha de pagamento, gestão do eSocial, atestados e afastamentos, férias, benefícios, entre outras atividades.
O principal objetivo do Departamento Pessoal é cumprir a legislação e as normas trabalhistas que estão em vigor. O DP também é encarregado das questões burocráticas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento dos documentos para o governo.
O Departamento Pessoal é fundamental para manter uma boa qualidade dos processos dentro de uma organização, e é fundamental para que as empresas sigam as diretrizes.
De modo geral, os profissionais desse setor, assumem as tarefas mais burocráticas para garantir o cumprimento de leis, normas e a relação ética entre a empresa e os colaboradores.
No Brasil, o Departamento Pessoal também se tornou um setor especializado para as tratativas relacionadas à CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
Outras atividades também estão presentes no DP, como emitir relatórios explorando os índices de rotatividade (turnover) e absenteísmo.
O impacto do eSocial no setor de Departamento Pessoal
O eSocial é um sistema do governo que centraliza as informações dos colaboradores de uma empresa em uma só ferramenta, com o objetivo de facilitar a rotina deste setor.
Quem trabalha no Departamento Pessoal precisou se adaptar e entender como funciona o sistema do eSocial, pois se tornou obrigatório a transmissão das informações para a plataforma do Governo.
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), por exemplo, é um documento que precisa ser transmitido para o eSocial, portanto, obrigatoriamente esse e outros documentos passaram a ser transmitidos digitalmente para o governo nos últimos anos.
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A importância do Departamento Pessoal para uma empresa
O Departamento Pessoal é responsável pelo processo burocrático relacionado às leis trabalhistas, fazendo com que as regras sejam cumpridas dentro da organização, evitando onerosos passivos trabalhistas.
O profissional de DP administra um grande volume de documentos, acompanhando os registros dos colaboradores e enviando os documentos obrigatórios para o sistema do governo.
O DP também media o contato da empresa com diversos órgãos públicos, emitindo guias e declarações obrigatórias. Dessa forma, umas das responsabilidades dos profissionais desse setor, também é a de evitar um eventual processo trabalhista para a companhia.
Principais funções exercidas pelo profissional do Departamento Pessoal
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Assegurar o registro de todos os dados necessários dos funcionários na folha de pagamento, como remuneração, faltas, atrasos e contribuições previdenciárias;
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Monitorar o cumprimento da jornada de trabalho dos funcionários;
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Realizar a gestão de ponto dos colaboradores da empresa;
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Contratar novos colaboradores para a empresa e administrar os documentos necessários para a admissão destas;
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Garantir que a empresa cumpra suas obrigações trabalhistas e fiscais, monitorando os prazos e cumprindo todas as normas vigentes;
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Calcular o salário e benefícios de cada colaborador;
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Realizar a gestão de férias, benefícios, licenças e afastamentos dos funcionários.
Diferença entre o Departamento Pessoal e Recursos Humanos
É comum confundir as atribuições do departamento pessoal com recursos humanos. São setores complementares, porém possuem algumas diferenças.
O Departamento Pessoal cuida de questões administrativas e operacionais como admissão, pagamentos de salários, gestão de ponto e afastamento de funcionários, Além disso, o profissional desse setor tende a cuidar mais das questões burocráticas dentro das organizações, atrelado a rotinas, regras e legislações.
Já o setor de recursos humanos trata mais de assuntos relacionados a capacitação e treinamento, retenção de talento e performance de equipe, além de que o profissional desse setor também deve ser capaz de identificar as necessidades dos colaboradores.
Portanto, enquanto o departamento pessoal tem suas funções mais atreladas a atividades burocráticas e administrativas relacionadas aos funcionários, o setor de recursos humanos tem uma atuação mais estratégica, focada na gestão de pessoas.
Como a tecnologia mudou a rotina do setor de Departamento Pessoal
Com o avanço da tecnologia, as rotinas dos profissionais do setor passaram a ser realizadas através de softwares, com a capacidade de agilizar e facilitar o gerenciamento das atividades.
Para o setor de Departamento Pessoal, a tecnologia veio para ajudar na execução das tarefas, reduzir os erros, aumentar a eficiência dos processos e armazenar informações que possam ser consultadas de maneira facilitada e rápida.
A integração dos softwares, gerenciamento em nuvem e a digitalização dos documentos, também contribuíram para tornar os processos de DP mais seguros e eficientes.
Diante desse avanço, o próprio Governo brasileiro, lançou o sistema do eSocial para auxiliar o setor de DP, armazenando e centralizando as informações relacionadas aos documentos de saúde e segurança do trabalho em um só lugar.
Como a plataforma Indexmed pode auxiliar o setor de departamento pessoal
Diante das várias responsabilidades do setor de departamento pessoal, o gerenciamento e transmissão dos documentos de saúde e segurança do trabalho (SST), podem fazer parte da rotina desses profissionais.
A Indexmed além de possuir uma plataforma intuitiva de fácil usabilidade, também possui vídeos tutoriais e suporte completo para tirar as dúvidas.
Os eventos obrigatórios de SST podem ser gerados e transmitidos dentro da plataforma, são estes:
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S-2220 Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
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S-2240 Condições Ambientais do Trabalho (Fatores de Risco)
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S-2210 Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
Além disso, a plataforma também oferece outros recursos para ajudar na gestão da saúde ocupacional, como:
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Gestão da saúde (Cadastro do PCMSO, Controle de vencimentos de exames com avisos);
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Gestão dos riscos ocupacionais;
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Geração de Documentos (PPRA, PCMSO, PGR, PGRTR, LTCAT, Inventário de Riscos, Plano de ação);
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Gestão de clínica própria/parceiras (Agendamentos, guias e atendimento);
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ArquivoMed® - Guarda eletrônica de documentos.
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