📌 Como importar funcionários para a sua gestão de SST
A importação de funcionários permite cadastrar ou atualizar vários colaboradores de uma só vez, de forma rápida e prática na plataforma Indexmed.
👉 Esse recurso é ideal para empresas ou consultorias que já possuem uma lista de funcionários e desejam agilizar o processo de implantação da gestão de SST.
🎯 Quando utilizar
Use a importação quando:
- Precisar cadastrar muitos funcionários de uma só vez
- Quiser atualizar dados em massa
- Estiver iniciando a base de funcionários na plataforma
⚠️ Antes de começar
Antes de importar os funcionários, é importante que a estrutura organizacional da empresa já esteja cadastrada na plataforma.
👉 Isso inclui, quando aplicável:
Grupo > Empresa > Unidade > Setor > Função
Se essas informações não estiverem cadastradas corretamente, a importação poderá apresentar erros.
🛠️ Como importar os funcionários
1️⃣ Acesse o menu de importação
No menu principal da plataforma, acesse:
Cadastro > Importação
2️⃣ Baixe o modelo de importação
Na tela de importação, baixe o arquivo modelo disponibilizado pela plataforma.
👉 Esse modelo deve ser utilizado para garantir que os dados estejam no formato correto para leitura do sistema.
3️⃣ Preencha o arquivo com os dados dos funcionários
Preencha o arquivo seguindo exatamente a estrutura do modelo.
Entre os dados que podem estar no arquivo, estão:
- Nome do funcionário
- CPF
- Matrícula
- Setor
- Função
- Data de admissão
4️⃣ Salve o arquivo no formato correto
Após o preenchimento, o arquivo deve ser salvo no formato:
- CSV
- Separado por ponto e vírgula (;)
- Sem cabeçalho (ou seja, sem a linha com o nome das colunas)
⚠️ Se o arquivo for salvo em outro formato ou com estrutura diferente do modelo, a importação poderá falhar.
5️⃣ Faça o envio do arquivo
Na tela de importação:
- Selecione a Empresa
- Selecione a Unidade, se necessário
- Escolha o arquivo CSV preenchido
- Clique para realizar a importação
6️⃣ Aguarde o processamento
Após o envio, o sistema irá processar o arquivo para cadastrar ou atualizar os funcionários informados.
👉 Quando já existir um funcionário com o mesmo CPF e matrícula, o sistema poderá atualizar o cadastro existente conforme os dados importados.
⚠️ Regras importantes da importação
- Os setores e funções informados no arquivo já devem estar cadastrados na plataforma
- O arquivo deve seguir exatamente o modelo disponibilizado
- O formato do arquivo deve ser CSV
- O arquivo deve estar sem cabeçalho
- O limite é de até 1000 funcionários por arquivo
- O tamanho máximo permitido é de 5MB
🚨 Erros mais comuns
Setor ou função não cadastrados
👉 Cadastre essas informações antes de fazer a importação.
Arquivo salvo em formato incorreto
👉 Verifique se o arquivo foi salvo como CSV separado por ponto e vírgula.
Arquivo com cabeçalho
👉 Remova a linha com os nomes das colunas antes de importar.
Quantidade excessiva de registros
👉 Divida a importação em mais de um arquivo, se necessário.
💡 Dica prática
Se esta for sua primeira importação, faça um teste com poucos funcionários antes de enviar o arquivo completo.
👉 Assim, você consegue validar se a estrutura e os dados estão corretos antes de importar toda a base.
🔗 Próximo passo
Depois de importar os funcionários, você poderá seguir com as demais etapas da gestão de SST, como:
- Vincular riscos
- Relacionar funções e setores
- Gerar documentos ocupacionais
- Preparar eventos para o e-Social