Informações importantes para a transmissão dos eventos ao eSocial

Antes de iniciar as transmissões dos eventos para o eSocial, é importante que entenda algumas premissas. Preparamos as seguintes informações relevantes à transmissão para que você se prepare adequadamente e tenha mais segurança para realizar o processo de transmissão pela plataforma IndexMed.

Disponibilidade do sistema eSocial

Assim como todo sistema do governo, o sistema do eSocial pode apresentar instabilidade e não responder como deveria ou simplesmente não responder em alguns períodos. Estes erros acontecerão mais frequentemente nos primeiros dias de envio. Desta forma, se for possível, evite enviar os eventos no primeiro ou segundo dia de transmissão. As chances de ocorrerem erros de instabilidade do servidor serão menores depois destes dias. 

Certificados e Procurações digitais

O eSocial exige, como forma de comprovação da identidade de quem está transmitindo os eventos, a utilização de um certificado digital do tipo e-CPF ou e-CNPJ. A plataforma IndexMed aceita a utilização destes dois modelos, desde que seja no formato A1 (certificados A3 não funcionam em plataforma web). O certificado deve ser da própria empresa/pessoa física definida como Empregadora no evento que está sendo enviado ou de um representante (empresa ou pessoa física) autorizado para realizar o envio através de procuração digital.

Um erro comum é acreditar que a procuração digital é algum tipo de arquivo e que pode substituir a utilização do certificado digital. A procuração digital é um vínculo que fica salvo como informação no sistema do governo federal. Ao utilizar o seu certificado para a transmissão de um evento de um Empregador que não seja você ou sua empresa, o governo verificará quando processar o evento, se o seu certificado tem autorização para transmitir o evento em nome do Empregador citado naquele evento. Sendo assim, um certificado digital é indispensável para a transmissão de eventos para o eSocial.

Para mais informações sobre certificado digital, clique aqui para acessar essa categoria de informação em nossa base de conhecimento.

Geração de Eventos na plataforma

O processo de Gestão da Saúde e da Segurança ocupacional na plataforma IndexMed gera eventos para o eSocial. Há três tipos de eventos relacionados à Saúde e Segurança Ocupacional:

1. Evento S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho. Esse evento é gerado ao se cadastrar a CAT (exclusivo para assinantes Premium). O evento da CAT deve ser enviado até o próximo dia útil depois do acidente.
   
   
2. Evento S-2220 - Monitoramento da Saúde do Trabalhador (ASO). Esse evento é gerado toda vez que uma avaliação clínica é registrada na plataforma (seja comprada na Guia Express, registrada no Histórico ou atendida via agendamento em clínica própria/parceira). O evento do ASO dever ser enviado até o dia 15 do mês subsequente à realização da avaliação clínica.
   
   
3. Evento S-2221 -  Exame Toxicológico do Motorista Profissional Empregado. Esse evento é gerado toda vez que um exame toxicológico é registrado na plataforma (seja contratado na Guia Express, registrada no Histórico ou atendida via agendamento em clínica própria/parceira). O evento do Exame toxicológico dever ser enviado até o dia 15 do mês subsequente à realização do exame.
   
   
4. Evento S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco. Esse evento é gerado toda vez que as configurações de risco para uma Função ao GHE são alterados. Ou quando um funcionário é admitido, alterado de Função ou alterado de GHE. O evento dos fatores de risco deve ser enviado até o dia 15 do mês subsequente ao do início da obrigatoriedade do evento ou, no caso de alteração, no dia 15 do mês subsequente ao que ocorrer alteração.
   
   

Um erro comum é acreditar que o evento seja uma conversão direta de um documento (LTCAT,PGR). Eventos não representam diretamente um documento impresso, as informações que compõe os eventos são captadas de diferentes módulos de nossa plataforma, como Cadastro da Empresa/Empregador, Cadastro da Unidade (estabelecimento), Cadastro de Funcionários, Cadastro de Profissionais da Segurança e/ou Cadastro de Médicos Coordenadores e Profissionais da Saúde. Sendo assim, não há como importar documentos para geração de eventos. Os eventos serão resultado da sua gestão de SST na plataforma.

Transmissão de Eventos através da plataforma

Antes de iniciar a transmissão dos eventos é importante que tenha em mente as seguintes condições ideais:

• Para que os eventos de SST sejam aceitos pelo eSocial, o Empregador já deve ter sido cadastrado previamente no sistema eSocial (no mesmo ambiente que você está enviado seja Teste ou Produção), com os mesmos dados que você informou no cadastro de Empresa/Empregador (CPF ou CNPJ). E o estabelecimento do empregador também já deve ter sido enviado na Tabela de Estabelecimentos (S-1005) do eSocial com as mesmas informações que você informou no cadastro de Unidade (CNPJ,CAEPF ou CNO)
  
  
• Da mesma forma que o Empregador deve estar cadastrado, o funcionário ao qual o evento se refere deve ter sido cadastrado no eSocial através dos eventos (S-2190, S-2200 ou S-2300) com a mesma matrícula que você o cadastrou na plataforma IndexMed. Ou no caso de trabalhador sem vínculo pelo evento S-2300 (com a mesma categoria de trabalhador que você informar no cadastro do funcionário em nossa plataforma).
  
  
• Os eventos podem ser enviados ao eSocial mesmo após o prazo de envio (listados no item acima), pois os eventos de SST são considerados atemporais. O evento S-2240 é o único que não poderá ser enviado ao eSocial após o termino de contrato do funcionário no sistema do governo (ou seja, não será aceito, após a demissão ser formalizada pelo evento S-2299). Se tiver perdido o prazo de envio de um evento, não deixe de enviá-lo por conta disso, o governo não explicou exatamente a implicação, mas deixou claro que é melhor enviar um evento atrasado do que não enviar nunca
  
  
• O evento S-2240 é o único que precisará ter uma carga inicial enviada para o governo. Porém, como o evento S-2240 pode ser gerado por diferentes gatilhos/motivos, é possível que você tenha mais do que um evento deste tipo disponível para o funcionário e o ideal é o envio de apenas um evento deste tipo por funcionário na carga inicial. No caso de ter mais do que um evento deste tipo por funcionário, aconselhamos a seguinte racionalização: se você faz o gerenciamento dos riscos por GHE, então escolha o evento mais recente que tenha como motivo/gatilho, uma ação relacionada ao GHE. Se você não faz a gestão por GHE, então escolha o evento que foi gerado por uma ação mais recente. É importante estar ciente que deve ser mantido um evento do tipo S-2240 para cada funcionário. Você pode clicar em Ignorar os outros eventos para que não gere confusão na sua geração de lote. Eventos ignorados não são excluídos, mas não aparecem como disponíveis para envio. Para disponibilizar um evento que foi ignorado de forma equivocada, altere o status da tela de busca de eventos para exibir os ignorados e clique no botão "Reativar".   
  
  

Agora entenda as etapas da transmissão na plataforma IndexMed:

1. Geração do Lote: Essa etapa é manual, onde você escolhe os eventos que serão incluídos no Lote de eventos para transmissão. Você pode incluir até 50 eventos em cada lote. Nesta etapa a plataforma IndexMed fará a validação da consistência dos dados dos eventos. A validação dos eventos na plataforma não realiza todas as verificações que o eSocial realiza nas etapas seguintes, pois não temos acesso às informações que o governo tem. Sendo assim, a nossa validação verifica se os campos obrigatórios estão preenchidos e no formato correto. Após a validação e correções (se houver alguma indicada), o lote será gerado. Para mais informações sobre esta etapa de geração do lote,clique aqui.
   
   
2. Lote aguardando na fila: Após a geração do lote, normalmente ele será incluído na fila automaticamente (a não ser que você determine que não, ao gerar o lote). A partir desta etapa o sistema cuidará do lote na fila. Atualmente a fila de transmissão é executada a cada 30 minutos.
   
   
3. Lote aguardando processamento: Quando o eSocial recebe um lote e não identifica nenhum erro inicial na formatação do lote, ele aceita os eventos e gera um protocolo de recebimento. Este protocolo é a identificação do lote junto ao governo. A fila checará automaticamente o resultado do processamento deste lote a cada 30 minutos.
   
   
4. Lote rejeitado: Se o lote apresentar algum tipo de inconsistência o governo o rejeitará e nos informará o motivo da rejeição do Lote como um todo. As inconsistências/erros estarão disponíveis para verificação através do botão "Ver erros/ocorrências deste lote". Os erros terão seus motivos e formas como corrigi-los, relatados na lista que será apresentada ao clicar no botão. Após realizar os procedimentos para a correção dos erros, você pode clicar no botão "Revalidar este lote e reinserir na fila de envio" para uma nova tentativa de transmissão do lote. Você também pode excluir um lote que não tenha nenhum evento com Recibo clicando no botão "Excluir este lote". Não há prejuízo ao excluir um lote que permita esta ação, e esta é única forma de liberar os eventos deste lote para a inclusão um novo lote.
   
   
5. Lote processado: O lote pode ser processado com sucesso ou pode ser processado com erros/advertências. Quando um lote é processado sem erros, todos os eventos terão um Recibo. O recibo é o documento definitivo que servirá como prova do envio e processamento do evento e poderá ser utilizado em outros canais do governo para o download/verificação do evento enviado. Se o lote for processado com erros ou advertências, um ou mais eventos daquele lote estarão sem o recibo. Neste caso você poderá ver os erros/advertências relacionados aos eventos que foram rejeitados ao clicar no botão "Ver as consultas deste lote". Ao lado de cada consulta que foi realizada haverá um botão para visualizar os erros/advertências informados naquela consulta. Quando houver eventos com recibo e eventos rejeitados no mesmo lote, os eventos que foram rejeitados devem passar pela correção indicada e devem ser removidos do lote, para que possam ser transmitidos em um novo lote após as correções necessárias. Nesta situação, no relatório de eventos do lote estará disponível o botão "Remover", para excluir o evento rejeitado do lote, clique neste botão relativo ao evento. Algumas advertências informadas pelo governo, não geram a rejeição do evento, mas devem ser analisadas para a ciência do transmissor e possível melhora da qualidade da informação nos próximos envios.
   
   

Algumas considerações adicionais: É importante estar atento ao ambiente do eSocial que está transmitindo seus eventos, eventos transmitidos no ambiente de Teste, mesmo que tenham recibos gerados, não tem valor legal. Apenas eventos com recibos gerados no ambiente de produção, têm valor legal e servem como documentos. Se algum lote for processado com erro e o erro não aparecer nas consultas do lote, entre em contato com o nosso suporte pelo e-mail [email protected] e nos informe da situação para que possamos tomar uma providência e o erro/advertência seja exibido corretamente.

Para mais informações sobre gerenciamento dos eventos e transmissão, clique aqui para acessar a categoria de informação sobre eSocial em nossa base de conhecimento.

Nossa equipe estará à disposição para tirar suas dúvidas através dos seguintes canais de ajuda:

• Suporte rápido: atendimento de segunda a sexta-feira em horário comercial via WhatsApp: (11) 2311-4186 ou https://www.indexmed.com.br/whatsapp
  
  
• Suporte especializado (nível 2): atendimento 24x7 via e-mail. Envie sua dúvida (com o máximo de informações e imagens possíveis) para o e-mail [email protected]
  
  
• Suporte especializado (nível 2): atendimento 24x7 via ticket. Acesse o menu Ajuda > Ticket de Suporte na plataforma e envie sua dúvida (com o máximo de informações e imagens possíveis) através do formulário de ajuda.
  
  

Um de nossos analistas participou de um evento no Youtube nos últimos dias que achamos interessante para quem quer entender mais os sobre o envio na plataforma IndexMed:

Estaremos juntos contigo e desejamos boa sorte nessa nova fase da Saúde e Segurança do trabalho.