O objetivo deste tutorial é ajudar a compreender a ordem das ações e disponibilizar acesso rápido aos tutoriais que compreendem a Gestão da Segurança ocupacional na plataforma IndexMed.
As ações enumeradas aqui devem ser realizadas, preferencialmente, após o cadastro de pelo menos um funcionário na plataforma. Para saber mais sobre o cadastro da estrutura organizacional até o nível de funcionário, clique aqui
A sequência indicada para o processo de cadastro das informações da Gestão da Segurança é:
1. Cadastro de Profissionais da Segurança
O cadastro de profissionais determina a responsabilidade técnica pelos documentos e eventos enviados ao eSocial.
Para ver o passo-a-passo desse processo, clique aqui para acessar o tutorial.
2. Cadastro de Grupo homogêneo de exposição ao risco (GHE)
Se você gerencia os riscos por GHE, cadastre os GHEs na plataforma e incluir os funcionários que fazem parte deles.
Para ver o as etapas desse processo, clique nesse link.
3. Cadastro de Riscos, Perigos ou Atividades com risco
O cadastro dos Riscos, Perigos ou Atividades com risco em seu Inventário de Riscos é a base da Gestão da Segurança.
Para aprender a cadastrar um risco, clique aqui
4. Cadastrar um Plano de ação para o Risco/Perigo/Atividade
Para a melhor prática da gestão contínua da segurança, cadastre Planos de Ação para os Riscos, Perigos ou Atividades com risco de seu inventário.
O processo de cadastro do plano de ação está descrito aqui
5. Cadastrar os eventos/treinamentos em seu Cronograma de Ações:
Cadastre os eventos/treinamentos que aparecerão em seu Cronograma de Ações do PPRA, PGR e Planos de Ação. Também é possível gerar certificados e relatórios de participação.
Aprenda a cadastrar um evento/treinamento acessando este link
6. Cadastrar as EPIs para controle de almoxarifado, entrega e retirada (exclusivo para assinantes Premium):
Se você quer ter o controle do estoque, retiradas e entregas de equipamentos de proteção individual, é necessário cadastrá-los no módulo de Gestão de EPIs.
O processo de cadastro e controle dos EPIs pode ser conhecido clicando aqui
7. Cadastrar os funcionários terceiros que trabalham em sua empresa ou do seu cliente para gestão de documentação obrigatória
Se você precisa gerenciar a documentação dos terceiros que prestam serviços na estrutura de sua empresa ou de seu cliente, cadastre-os no módulo Gestão de terceiros e determine quais são os documentos que gostaria de controlar (validade, arquivo digital, etc...).
Para ver como cadastrar os terceiros acesse este link
8. Se necessário, fazer o cadastro do Comunicado de Acidente de Trabalho (exclusivo para assinantes Premium)
Para fazer o cadastro da CAT siga os passos explicado aqui nesta página
9. Geração de documentos
Para gerar os documentos da Gestão da segurança acesse o menu Gestão da Segurança > PGR Online e vá até o fim da página. Você verá a lista de documentos que pode gerar, clique no documento que precisa.
Após o carregamento da página escolha a Empresa a Unidade para qual será criado o documento. Configure o documento da forma como preferir e clique em Gerar. Após confirmar a geração o documento será gerado no formato escolhido e estará disponivel em seu computador, na pasta de downloads.
Obs.: Ao gerar os documentos da gestão da Segurança devem ser observadas duas questões:
- 1 - Só é possível incluir no documento GHEs ou Funções que tenham riscos vinculados e que tenham funcionários ativos cadastrados. Desta forma se na unidade não tiver funcionário ou risco, o documento não será gerado.
- 2 - Se você está vinculando os riscos aos GHEs, sempre escolha a opção Riscos por GHE ao gerar o documento. Se estiver vinculando às funções, escolha Risco por Função.
10. Download de eventos do eSocial
O processo de Gestão da Segurança na plataforma IndexMed gera eventos para o eSocial. Há dois tipos de eventos relacionados à Segurança Ocupacional:
- Evento S-2210 - Comunicação de Acidente de Trabalho. Esse evento é gerado ao se cadastrar a CAT (exclusivo para assinantes Premium).
- Evento S-2240 - Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco. Esse evento é gerado toda vez que as configurações de risco para uma Função ao GHE são alterados. Ou quando um funcionário é admitido, alterado de Função ou alterado de GHE.
O download destes eventos do eSocial em formato .xml ou transmissão para o governo pode ser realizado no menu Gestão do eSocial > Eventos de SST.
Após o carregamento da tela, selecione a Empresa, a Unidade e o tipo de evento, depois clique em Buscar. Serão exibidos os eventos do tipo selecionado que foram gerados para os funcionários da Unidade escolhida.
Você pode clicar em Download .xml para fazer o download de um evento específico da lista, ou pode selecionar múltiplos eventos para fazer o download de todos ao mesmo tempo. Se optar por download de vários ao mesmo tempo, o sistema compactará todos em um arquivo único no formato ZIP.
Você também pode optar por ignorar o eventos por não considerar que o gatilho que o gerou foi válido ou por qualquer motivo operacional definido em sua empresa ou de seu cliente.
Ao ignorar o evento ele não é excluído permanentemente. Para visualizar o(s) evento(s) ignorado(s), altere o filtro da busca para exibi-los. E você pode reativá-los quando quiser. Ou pode selecionar os eventos que quer enviar e iniciar a geração do lote de envio.
Gestão contínua da Segurança Ocupacional
Após as etapas de cadastro, a plataforma IndexMed te ajudará no processo de gestão contínua da segurança do trabalho. Aplicando os conceitos do PGR à toda a gestão dos riscos e perigos. O painel da segurança ocupacional, disponível no menu Gestão da Segurança > PGR Online vai te ajudar a acompanhar continuamente as atividades que devem ser realizadas e o panorama dos riscos em sua empresa ou de seus clientes. Boa jornada!