O módulo de Gestão de EPIs permite controlar todo o ciclo de utilização dos Equipamentos de Proteção Individual na empresa — desde o cadastro e controle de estoque até a entrega, devolução e baixa dos equipamentos.
Com a Indexmed, você mantém um histórico completo das movimentações, facilita o acompanhamento dos EPIs e tem mais segurança para consultas e auditorias.
🎯 O que você pode fazer?
Com o módulo de Gestão de EPIs, é possível:
- 📦 Controlar o estoque;
- 👷 Registrar a entrega de EPIs aos colaboradores;
- 📥 Registrar devoluções;
- 🗑️ Realizar baixas de equipamentos;
- ⏱️ Controlar a validade de uso;
- 📋 Consultar o histórico de movimentações;
- 📊 Gerar e exportar relatórios.
🔄 Como funciona o processo?
O fluxo de Gestão de EPIs acontece assim:
Passo 1 → Cadastrar o EPI
Passo 2 → Registrar a retirada
Passo 3 → Acompanhar a utilização
Passo 4 → Registrar a devolução ou baixa
Passo 5 → Consultar estoque e relatórios
Agora, vamos para a prática! 👇
🛠️ Passo 1 → Cadastre o EPI
Antes de registrar uma entrega, o equipamento precisa estar cadastrado na plataforma.
Como acessar?
No menu principal, acesse:
Gestão da Segurança → Gestão de EPI
Selecione a empresa e a unidade
Escolha a Empresa e a Unidade onde o equipamento será cadastrado.
📌 Importante: essa seleção é obrigatória para visualizar os registros e realizar novos cadastros.
Clique em + Novo EPI
✏️ Preencha os dados do equipamento
Ao criar um novo EPI, informe os campos disponíveis.
🔹 Nome/Referência
Informe o nome do equipamento.
Exemplos: Capacete, Luva, Protetor Auricular.
💡 Dica: utilize nomes claros e padronizados para facilitar a localização do equipamento.
🔹 Certificado de Aprovação (CA)
Informe o número do CA correspondente ao equipamento.
📌 Manter essa informação correta facilita o controle e as consultas relacionadas à conformidade e auditorias.
🔹 Quantidade em estoque
Informe a quantidade inicial disponível do equipamento.
📦 Exemplo: Se existem 100 luvas disponíveis, informe 100.
A partir desse número, a plataforma realizará o controle das movimentações.
🔹 Status
Defina a situação do equipamento:
🟢 Ativo:Disponível para novas movimentações.
⚪ Inativo: Não fica disponível para novas movimentações.
📌 Importante: Mesmo que o EPI seja marcado como inativo, o histórico das movimentações realizadas anteriormente permanece salvo.
📤 Passo 2 → Registre a retirada do EPI
Depois de cadastrar o equipamento, você pode registrar sua entrega ao colaborador.
Siga o passo a passo:
1️⃣ Selecione o funcionário
Escolha o colaborador que receberá o equipamento.
2️⃣ Selecione o EPI
Escolha o equipamento que será entregue.
3️⃣ Informe a quantidade
Digite a quantidade de unidades que serão retiradas.
4️⃣ Clique em "Incluir na lista de retirada"
**Clique aqui para acessar o módulo Biometria para entender como utilizar a função na entrega dos EPIs.
✅ O que acontece após a retirada?
Ao registrar a entrega, a plataforma atualiza automaticamente as informações do equipamento.
- 📦 O estoque é reduzido;
- 🔄 O item fica pendente de devolução;
- ⏱️ A validade de uso passa a ser controlada;
- 📋 A movimentação fica registrada no histórico.
⏱️ Passo 3 → Defina a validade do EPI
Durante o registro da retirada, é possível definir a validade de uso do equipamento em dias.
Essa configuração permite adaptar o período de utilização de acordo com a necessidade da empresa.
Com esse controle, você consegue:
- 📅 Acompanhar a data de validade do uso;
- 👷 Adaptar o período de utilização por colaborador;
- 🔔 Identificar com mais facilidade os equipamentos que precisam ser substituídos;
- 🛡️ Aumentar o controle e a segurança operacional.
📥 Passo 4 → Registre a devolução
Quando o colaborador devolver o equipamento, registre a devolução na plataforma.
Como fazer?
1️⃣ Acesse a opção "Controle"
2️⃣ Selecione os funcionários
Escolha os colaboradores que realizaram a devolução.
3️⃣ Clique em "Confirmar devolução dos selecionados"
✅ O que acontece após a devolução?
Após a confirmação:
📥 A devolução fica registrada;
🔄 O item deixa de aparecer como pendente de devolução;
📋 A movimentação permanece disponível no histórico.
🗑️ Passo 5 → Registre a baixa do EPI
Nem todo equipamento precisa ser devolvido. Quando um EPI não retorna ao estoque, é importante registrar a baixa na plataforma.
A baixa pode ser utilizada, por exemplo, quando o equipamento:
Não será devolvido;
Foi danificado;
Está vencido.
Também é possível realizar a baixa de um ou vários EPIs, conforme a necessidade.
✅ Por que registrar a baixa?
O registro permite:
- 📦 Ter um controle mais preciso das perdas;
- 📋 Manter o histórico completo das movimentações;
- 📊 Garantir maior confiabilidade das informações de estoque.
📊 Passo 6 → Acompanhe o estoque
A plataforma apresenta indicadores para facilitar o acompanhamento dos EPIs.
Você poderá visualizar informações como:
📦 Quantidade em estoque
Total de itens registrados no estoque.
✅ Quantidade disponível
Itens disponíveis para novas retiradas.
🔄 Quantidade emprestada
Itens que estão com colaboradores e ainda não foram devolvidos.
🗑️ Quantidade de baixa
Itens que foram registrados como baixados.
💡 Dica: utilize esses indicadores para identificar rapidamente a situação do estoque e apoiar suas decisões de reposição e controle.
📊 Passo 7 → Gere o relatório de movimentações
Precisa consultar ou exportar o histórico dos EPIs?
Você pode gerar um relatório diretamente pela plataforma.
Como acessar?
1️⃣ Acesse:
Gestão de EPI → Controle
2️⃣ Clique em "Ficha avançada"
3️⃣ Selecione:
Grupo/Cliente
Empresa
Unidade
4️⃣ Selecione o período de entrega
5️⃣ Clique em "Buscar"
📋 O que aparece no relatório?
O relatório permite consultar informações como:
- 📤 Retiradas;
- 📥 Devoluções;
- 🗑️ Baixas;
- 👤 Responsáveis;
- 📅 Datas das movimentações.
Esses dados ajudam no acompanhamento da utilização dos equipamentos e em processos de auditoria.
📈 Exportação para Excel
A exportação dos dados também foi aprimorada e conta com novas colunas de informações.
Com isso, você ganha:
- 👀 Mais visibilidade dos dados;
- 📊 Mais facilidade para analisar as informações;
- 🔎 Mais praticidade em auditorias e controles externos.
📷 Novo relatório
⚠️ Boas práticas
Para manter a Gestão de EPIs organizada, recomendamos:
✅ Mantenha o CA atualizado;
✅ Registre todas as movimentações na plataforma;
✅ Utilize a baixa para equipamentos que não serão devolvidos;
✅ Revise o estoque periodicamente;
✅ Evite controles paralelos fora da plataforma.
💡 Quanto mais completos e atualizados forem os registros, mais confiável será o histórico dos equipamentos.
🎯 Resultado esperado
Ao utilizar corretamente a Gestão de EPIs, sua empresa terá:
📦 Controle do ciclo de vida dos EPIs
Do cadastro à devolução ou baixa.
📋 Histórico rastreável
Todas as movimentações ficam registradas.
📉 Redução de perdas e erros
Mais controle sobre o estoque e os equipamentos.
🛡️ Mais segurança nas auditorias
Informações organizadas e fáceis de consultar.
🚀 Mais eficiência na gestão de SST
Menos controles manuais e mais praticidade no dia a dia.
🔄 Resumindo o fluxo
📦 Cadastre o EPI
→ Informe nome, CA, estoque e status.
📤 Registre a retirada
→ Vincule o equipamento ao colaborador e informe a quantidade.
⏱️ Controle a validade
→ Defina o período de uso do equipamento.
📥 Registre a devolução
→ Confirme quando o equipamento retornar.
🗑️ Registre a baixa
→ Utilize quando o equipamento não retornar ao estoque.
📊 Acompanhe e exporte
→ Consulte o estoque, histórico e relatórios.
✨ Pronto! Com esse fluxo, você mantém os EPIs organizados, acompanha cada movimentação e tem muito mais controle sobre a gestão dos equipamentos de proteção da sua empresa.