O módulo Gestão de Convocações permite organizar e acompanhar campanhas de exames ocupacionais de forma prática e centralizada.
A funcionalidade está disponível exclusivamente para clientes do plano Enterprise e permite convocar colaboradores, realizar agendamentos e acompanhar todo o processo em um único lugar.
✨ O que você pode fazer
Com a Gestão de Convocações, é possível:
👥 Convocar até 50 colaboradores por campanha;
🩺 Selecionar os exames que serão realizados;
🏥 Definir a clínica ou ambulatório;
📅 Realizar o agendamento dos exames;
📊 Exportar relatórios;
🕒 Consultar o histórico das convocações;
👤 Permitir que o colaborador acompanhe sua convocação pela Área do Colaborador.
🚀 Antes de começar
Tenha em mãos:
- A lista de colaboradores que participarão da campanha
- Os exames que deverão ser realizados
- A clínica ou ambulatório onde os exames serão realizados
- As datas disponíveis para agendamento.
📌 Importante: cada campanha permite a convocação de até 50 colaboradores.
🔄 Fluxo visual
Criar convocação → Selecionar colaboradores → Selecionar exames → Agendar → Confirmar convocação → Colaborador acompanha pela Área do Colaborador
🎯 Resultado esperado
Ao finalizar a convocação, os colaboradores ficarão vinculados aos exames e agendamentos definidos e receberão as orientações necessárias para acompanhar o processo pela Área do Colaborador.
🛠️ Como criar uma nova convocação
1️⃣ Acesse o módulo
No menu da plataforma, acesse Gestão Operacional → Convocações
Em seguida clique em → + Nova Convocação
👥 2️⃣ Localize os colaboradores
Utilize os filtros disponíveis para encontrar os colaboradores que participarão da campanha.
Você pode filtrar por:
Grupo/Cliente
Empresa
Unidade
Setor/Departamento
Cargo/Função
3️⃣ Selecione os colaboradores
Após aplicar os filtros, serão exibidos os colaboradores correspondentes.
Selecione aqueles que deverão participar da campanha de exames.
💡 Dica: Antes de avançar, confira se todos os colaboradores que precisam realizar os exames estão selecionados.
4️⃣ Selecione os exames
Agora, escolha os exames ocupacionais que serão realizados pelos colaboradores selecionados.
Revise a seleção antes de seguir para o agendamento.
📅 5️⃣ Realize o agendamento
Selecione a clínica ou ambulatório onde os exames serão realizados.
Em seguida:
- Clique em Agendar;
- Escolha uma data disponível;
- Revise as informações;
- Clique em Confirmar.
📋 6️⃣ Confirme a convocação
Antes de finalizar, o sistema exibirá o Resumo da Convocação.
Confira:
👤 Colaboradores convocados
🩺 Exames selecionados
🏥 Clínica escolhida
📅 Data agendada
Se todas as informações estiverem corretas, clique em Confirmar Convocação.
🎉 Convocação realizada com sucesso!
Após a confirmação:
- Os colaboradores ficarão vinculados ao agendamento criado
- Eles receberão um e-mail automático com as instruções de acesso à Área do Colaborador
- Poderão acompanhar os detalhes da convocação
- Poderão consultar os exames agendados
- Poderão baixar a guia de encaminhamento.
👤 Área do Colaborador
Após o envio da convocação, o colaborador recebe automaticamente um e-mail com as orientações de acesso à Área do Colaborador.
Por esse espaço, ele poderá:
📅 Consultar seus agendamentos;
🔍 Visualizar os detalhes da convocação;
🩺 Acompanhar os exames agendados;
📄 Baixar a guia de encaminhamento.
💡 Dica: oriente os colaboradores a consultarem a Área do Colaborador após receberem o e-mail. Assim, eles terão acesso às informações do agendamento sempre que precisarem.
📊 Acompanhe as convocações
Depois de criar uma campanha, utilize os recursos de acompanhamento do módulo para consultar o andamento das convocações, acessar o histórico e exportar relatórios.
Isso ajuda a manter o controle dos exames e identificar situações que precisam de acompanhamento.
⚠️ Pontos de atenção
A funcionalidade está disponível exclusivamente no plano Enterprise;
- Cada campanha permite convocar até 50 colaboradores
- Confira os colaboradores selecionados antes de confirmar
- Revise os exames e o local de atendimento
- Confirme a data do agendamento antes de finalizar
- Oriente os colaboradores a acompanharem a convocação pela Área do Colaborador.
🚀 Dica Indexmed: use os filtros para organizar as campanhas por empresa, unidade, setor ou função. Isso facilita a seleção dos colaboradores e deixa a gestão dos exames muito mais prática.